Het aanbieden van een haal- en brengservice is een uitstekende manier om je dienstverlening te onderscheiden van de concurrentie en je positie op de markt te versterken. Echter, naarmate je bedrijf groeit, neemt ook de administratieve uitdaging hiervan toe. Hier zijn drie belangrijke aandachtspunten die je in het oog moet houden.

Een haal- en brengservice kan een flinke uitdaging vormen voor de administratieve organisatie. Het vergt een zorgvuldige planning van op- en afhalingen, de service moet worden opgenomen in facturen en offertes, extra contactinfo moet worden bijgehouden, er kunnen extra adressen van toepassing zijn die afwijken van het facturatieadres, er moeten verschillende tarieven opgesteld worden... en zo zijn er tal van variabelen waarmee rekening moet worden gehouden. Breng voor jouw organisatie in kaart welke acties deze extra service met zich meebrengt en zorg ervoor dat alles overzichtelijk wordt georganiseerd. Zo houd je de controle en bied je een goede service aan je klanten.

Wanneer je werkt met een team van meerdere collega's of in een groep van meerdere vestigingen, is het van cruciaal belang dat de juiste info op de juiste plaats te vinden is. Zo kan je bijvoorbeeld de leveringen en ophalingen visueel toevoegen in de algemene planning, met vermelding van ophaal- en afleveradres en de contactinfo. Of misschien werk je liever met een overzichtelijk rapport van de leveringen en ophalingen in een bepaalde periode. Hoe je ook te werk gaat, hanteer een goede communicatiestrategie met je medewerkers, zodat iedereen de nodige informatie terugvindt en weet wat er van hen wordt verwacht. 

Om de bovengenoemde punten soepel en efficiënt te laten verlopen, is betrouwbare softwareondersteuning van groot belang. Een fleetmanagementsysteem zoals ProPlanner speelt in op de specifieke behoeften van jouw bedrijf en zorgt voor een probleemloze administratie die eenvoudig in de hele organisatie geïmplementeerd kan worden. Zo wordt het ophalen en afleveren van voertuigen kinderspel met de haal- en brengmodule van ProPlanner.

De functionaliteiten:

• Aangeven bij aanmaak van een contract of het voertuig geleverd en/of opgehaald moet worden
• Specifieke ophaal- en afleveradressen ingeven in het systeem
• Per levering contactinfo toewijzen en opmerkingen toevoegen
• Duidelijke, visuele vermelding op de planning en op de contracten
• Rapportage van ophalingen en afleveringen binnen een bepaalde periode, voor een bepaalde klantengroep, voor een bepaalde vestiging... 
• ... en meer! 

Van Gent Autoverhuur, een gerenommeerde verhuurder in Nederland met een divers wagenpark en een breed klantenbestand, implementeerde deze module meteen. Gerben Van Houwelingen, COO bij Van Gent Autoverhuur, deelt zijn ervaringen over hoe deze tool hen helpt om het overzicht te behouden, tijd te besparen en de efficiëntie te verhogen.

“Sinds het begin van onze activiteiten bieden wij al een pick-up & delivery service aan. Dat doen we inmiddels al meer dan 40 jaar. Dit onderscheidt ons van andere verhuurders en wordt door onze klanten erg gewaardeerd.

Sinds anderhalf jaar maken we gebruik van de haal- en brengmodule van ProPlanner, die toen net gelanceerd werd. Voorheen hield ik de planning uit het hoofd bij, maar met deze module is het een stuk eenvoudiger geworden. Door simpelweg een vinkje te plaatsen wanneer een voertuig moet worden afgeleverd of opgehaald, verschijnt dit automatisch in de planning en in de rapportage. Zo kunnen we precies zien welke wagens op welke datum weggebracht of opgehaald werden. Dit duidelijke overzicht is voor ons een groot voordeel.

Daarnaast speelt ook efficiëntie een grote rol, vooral met meerdere vestigingen. Door mijn jarenlange ervaring zie ik meteen welke wagens opgehaald of weggebracht moeten worden. Maar als ik afwezig ben, kan een collega dit moeiteloos overnemen zonder verdere uitleg. Sinds de opening van onze tweede vestiging is deze module onmisbaar geworden voor onze bedrijfsvoering.

De module is niet alleen efficiënt en overzichtelijk, maar ook gebruiksvriendelijk en compleet. Ik zou het zeker aanbevelen aan andere autoverhuurders.”

Voor meer informatie over deze module kan je contact met ons opnemen via onderstaande knop, door te mailen naar support@proplanner.eu of te bellen naar +32 (0)51 69 04 57.